Novedades de afiliación

Son los cambios que afectan el estado de la afiliación, la condición del afiliado, la pertenencia a un régimen o la inscripción a una EPS y las actualizaciones de los datos de los afiliados.

¿Quién realiza el registro de las novedades?

  • Los Cotizantes Dependientes, Independientes y Pensionados, son los responsables de radicar las novedades de traslado y de movilidad, inclusión o exclusión de beneficiarios, actualización de datos y las demás que defina el Ministerio de Salud y Protección Social.

  • El cotizante Independiente, es el responsable de realizar su afiliación, reportar las novedades y si no reúne las condiciones para continuar cotizando, deberá reportar la novedad de retiro.

  • Los beneficiarios serán responsables de registrar la novedad de fallecimiento del afiliado cotizante.

  • El empleador es el responsable de reportar las novedades de la vinculación y desvinculación laboral de un trabajador y las novedades de la relación laboral que puedan afectar su afiliación.

  • El afiliado cabeza de familia en régimen subsidiado, es responsable de registrar las novedades referidas a la identificación y actualización de sus datos y las de su núcleo familiar, así como las de traslado y de movilidad.

¿Dónde puede radicar las novedades?

Tipos de novedades

Siempre debe diligenciar y radicar los siguientes Formularios:

  • Formulario Único de Afiliación – reportando la novedad de Inclusión.

  • Encuesta de derechos y deberes.

  • Formulario de movilidad régimen.

A quienes puede incluir:

  • Recién nacidos: Quedará inscrito en la EPS en la que esté inscrita la madre, incluso cuando el padre esté inscrito en otra EPS o en un Régimen Especial o de Excepción, salvo en los casos de fallecimiento de la madre al momento del parto; evento en el cual quedará inscrito en la EPS del padre o en la EPS de quien tenga a su cargo el cuidado personal o tenga su custodia.

    Una vez afiliado el recién nacido, si el padre tiene la calidad de cotizante al régimen contributivo podrá tramitar la novedad de inclusión como su beneficiario después del primer mes de vida. Esta disposición también aplicará cuando el padre pertenezca a un régimen de excepción o especial, si estos permiten la afiliación del menor.

    Debe adjuntar fotocopia del certificado de nacido vivo o registro civil de nacimiento.

  • El cónyuge. A falta de cónyuge la compañera o compañero permanente incluyendo las parejas del mismo sexo.

  • Hijos menores de 25 años. Los hijos menores de 25 años, que dependan económicamente del afiliado. Los hijos de cualquier edad, si tienen discapacidad permanente y dependen económicamente del afiliado.

  • Hijos entre 18 y 25 años. Los hijos entre los 18 y los 25 años, que dependan económicamente del afiliado.

  • Hijos del cónyuge. Los hijos del cónyuge o compañera o compañero permanente del cotizante que cumplan con las condiciones antes descritas.

  • Hijos de beneficiarios.  Los hijos de los beneficiarios descritos anteriormente hasta que dichos beneficiarios conserven su condición.

  • Los hijos menores de 25 años y los hijos con discapacidad permanente, hasta tercer grado de consanguinidad con el cotizante cuando por fallecimiento de los padres, pérdida de la patria potestad o la ausencia de estos dependan económicamente de él.

  • A falta de cónyuge, de compañera o compañero permanente y de hijos, los padres del afiliado, que no estén pensionados y dependan económicamente de este.

  • Menores de 18 años entregados en custodia legal.

  • Hijos adoptivos. Los hijos adoptivos tendrán derecho a ser incluidos en la cobertura familiar desde el momento mismo de su entrega a los padres adoptantes por parte del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o de alguna de las Casas de Adopción debidamente reconocidas por dicho Instituto.

  • Cuando existan 2 cotizantes en el grupo familiar se podrán incluir a los padres que dependan económicamente: de uno de ellos y no tengan calidad de cotizantes. Si uno de los cotizantes pierde la capacidad de pago se deberá realizar el pago de la UPC adicional.

  • Nietos, mientras la madre o el padre del menor tengan la condición de beneficiarios con parentesco “hijos” y que sean menor de 25 años.

  • Hermanos. Siempre y cuando el(los) padre(s) sea(n) único(s) beneficiario(s) en el grupo familiar del cotizante, se podrá cubrir sin pago de UPC adicional al hermano hasta un día antes de cumplir los 25 años. En caso de que el hermano sea discapacitado con un porcentaje del 50% o más, y el padre se mantenga activo como beneficiario, el hermano podrá mantenerse afiliado en el grupo básico.

  • Sobrinos, siempre y cuando el(los) padre(s) sea(n) beneficiario(s) en el grupo familiar del cotizante y que el hermano del cotizante sea menor de 25 años.

  • Otros miembros dependientes. Cuando un afiliado cotizante tenga otras personas diferentes a las establecidas anteriormente, que dependan económicamente de él y que sean menores de 12 años o que se encuentren hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad (abuelos, sobrinos, nietos, hermanos, tíos, tío abuelo, bisabuelos, bisnietos, suegros, cuñados) podrán incluirse en el grupo familiar, siempre y cuando se pague un aporte adicional equivalente al valor de la Unidad de Pago por Capitación (UPC) correspondiente según la edad y el género de la persona adicional inscrita en el grupo familiar, establecidas por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. En este caso el afiliado cotizante deberá garantizar como mínimo dos años de afiliación del miembro dependiente y en consecuencia la cancelación de la UPC correspondiente. Este afiliado se denominará cotizante dependiente y tiene derecho a los mismos servicios que los demás beneficiarios.

Los documentos que se deben presentar son aquellos que acrediten la relación de consanguinidad y parentesco.

Es el retiro de un(os) beneficiario(s) del grupo familiar que pierde la condición para estar dentro del grupo familiar básico.

Debe diligenciar y radicar los siguientes Formularios:

  • Formulario Único de Afiliación. Reportando la novedad de exclusión.

  • Formulario de movilidad régimen. Con el fin de dar continuidad de servicios para los beneficiarios que está excluyendo, siempre y cuando cumplan con los requisitos para acceder a la movilidad en régimen subsidiado.

A quienes puede excluir:

  • Cónyuge. Sentencia de divorcio o documento en donde manifieste la cesación de los efectos civiles del matrimonio expedida por Juzgado y/o Escritura Pública.

  • Compañero(a) permanente. Declaración de no convivencia firmada por las dos partes, en caso de no conocer el paradero del compañero se deberá indicar en la certificación la observación “desconocimiento del paradero”.

    Si es el beneficiario compañero, la puede realizar únicamente mediante comunicación escrita informando el “desconocimiento del paradero” y radicarla en las oficinas de Atención al Usuario. (No aplica diligenciamiento del formulario único).

    Solicitud de exclusión por comunicación escrita y adjuntando copia del Registro de Matrimonio de alguna de las dos partes.

  • Hijos menores de 18 años. Soporte de inclusión en otro grupo familiar o en otra EPS y Formulario Único de Afiliación registrando la novedad de exclusión, firmados por el cotizante.

  • Beneficiarios menores de 18 años, sin grado de consanguinidad con el cotizante: Solo podrá ser excluido mediante comunicación escrita, la cual debe estar soportada con documento expedido por un Ente de Control (ICBF, Comisarías de Familia, Secretaria de Salud y/o Fiscalía) donde autorice la respectiva exclusión del menor.

  • Hijos mayores de 18 años. Diligenciar el segundo formulario de movilidad régimen (que esta adjunto) y firmados por el cotizante.

  • Para la exclusión del menor de edad en la que se desconozca el paradero del cotizante cabeza de familia. Debe presentar documento del Ente de Control donde demuestre la custodia. (ICBF, Comisaría de Familia, Secretaría de Salud) y radicarla en las oficinas de Atención al Usuario.

  • Padres, por inclusión de cónyuge o compañero. Carta de solicitud de exclusión firmada por el cotizante indicando el motivo.

    A falta de cónyuge, de compañera o compañero permanente y de hijos, los padres del afiliado, que no estén pensionados y dependan económicamente de este.

  • Padres, por inclusión de hijo. Carta de solicitud de exclusión firmada por el cotizante indicando el motivo firmada por el cotizante.

  • Exclusión de beneficiarios por fallecimiento. Adjuntando el certificado de defunción o mediante comunicación escrita adjuntando el certificado de defunción y radicándola en las Oficinas de Atención al Usuario.

Beneficiarios adicionales.

  • Beneficiarios menores de 18 años. Soporte de inclusión en otro grupo familiar o en otra EPS y diligenciar el segundo formulario de movilidad régimen, siempre y cuando la justificación de la exclusión sea diferente a traslado a otra EPS y firmado por el cotizante.

  • Beneficiarios mayores de 18 años. Diligenciar el segundo formulario de movilidad régimen, siempre y cuando la justificación de la exclusión sea diferente a traslado a otra EPS y firmados por el cotizante.

Nota: el diligenciamiento del segundo formulario de movilidad es con el fin de dar continuidad de servicios para los beneficiarios que está excluyendo, siempre y cuando cumplan con los requisitos para acceder a la movilidad en régimen subsidiado.

Cuando los dos cotizantes se encuentran afiliados a la misma EPS y desean unificar el grupo familiar, ya sea por unión marital de hecho o por unión libre.

Debe diligenciar, radicar y adjuntar los siguientes documentos:

  • Formulario Único de Afiliación, reportando la novedad.

  • Si son cónyuges,  copia de Registro Civil de Matrimonio.

  • Si son Compañeros. Formato y/o comunicación de declaración de convivencia juramentada, firmada por los 2 cotizantes.

Cuando los 2 cotizantes se encuentran afiliados a la misma EPS y desean separar el grupo familiar.

Debe diligenciar, radicar y adjuntar los siguientes documentos:

  • Formulario Único de Afiliación, reportando la novedad.

  • Si son cónyuges, sentencia de divorcio o documento en donde manifieste la Cesación de los efectos civiles del matrimonio expedida por Juzgado y/o Escritura Pública.

  • Si son compañeros, declaración de no convivencia firmada por las dos partes, en caso de no conocer el paradero del compañero se deberá indicar en la certificación la observación “desconocimiento del paradero”

Importante: si dentro del grupo familiar hay beneficiarios hijos, se debe indicar claramente bajo cual cotizante quedarán los beneficiarios.

Esta novedad aplica cuando el(os) afiliado(s) presenta alguna de los siguientes escenarios:

  • Cambio de municipio de residencia, siempre y cuando esté dentro de los municipios en donde la EPS tiene cobertura.

  • Cambio de dirección de residencia.

  • Voluntario, después de permanecer mínimo 1 año en la IPS actual.

Debe diligenciar y radicar: formulario único de afiliación, reportando la novedad, relacionar el(os) afiliado(s) a quienes se debe aplicar el cambio de IPS, relacionar la nueva dirección de residencia y/o municipio y departamento, firmado por el cotizante principal.

Cuando existen dos cotizantes en el grupo familiar y el primer (1er) cotizante presenta estado de afiliación retirado o suspendido, siempre firma 1er cotizante o carta de solicitud.

Debe diligenciar y radicar:

  • Formulario único de Afiliación, reportando la novedad, firmado por el cotizante principal.

Cuando el cotizante inicia vínculo laboral con otro empleador, el empleador es el responsable de radicar las novedades.

Debe diligenciar y radicar:

  • Formulario Único de Afiliación, marcando la casilla de novedades, reportar el tipo de novedad “inicio relación laboral” y firmada por empleador y por el cotizante.

  • Si el trabajador es aprendiz Sena, debe adjuntar el contrato.

Cuando el cotizante no presenta vínculo laboral vigente con un empleador y desea continuar afiliado en calidad de cotizante Independiente.

Debe diligenciar, radicar y adjuntar los siguientes documentos:

  • Formulario Único de Afiliación, firmado por el cotizante.

  • Documento de identificación, presentar el original y anexar copia.

Adicional:

  • Si tiene Contrato por Prestación de Servicios, adjuntar copia e indicar en el campo de observaciones del formulario “Independiente por Prestación de Servicios”

  • Si el cotizante independiente es menor de edad, adjuntar el permiso de trabajo y éste debe ser tramitado por los padres del menor ante el Ministerio de Trabajo.

  • Todo cotizante independiente agremiado a una cooperativa o pre cooperativa de trabajo asociado deberá afiliarse a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL) por lo tanto en el formulario deberá dejar escrito el nombre de la ARL a la cual se vinculó o se piensa vincular y anexar certificado de la agremiación donde evidencie que el cotizante se encuentra agremiado.

Importante. El trámite de afiliación se realiza personalmente.

Cuando el cotizante inicia vínculo laboral con un empleador y no desea continuar afiliado en calidad de cotizante Independiente.

Debe diligenciar y radicar:

  • Formulario Único de Afiliación firmado por empleador y por el cotizante.

Importante.El cotizante Independiente está en el deber de reportar la novedad de retiro en tal calidad y quedar a paz y salvo en los aportes, con el fin de evitar periodos en mora, pago de intereses e inconvenientes futuros.

Cuando el cotizante ya cumplió con los requisitos para el disfrute de la mesada Pensional,

Debe diligenciar, adjuntar y radicar:

  • Formulario Único de Afiliación.

  • Fotocopia de la resolución de la pensión o certificación de la Administradora del Fondo de Pensiones.

  • Fotocopia del último comprobante del pago de la pensión.

Importante. Si el cotizante es Independiente está en el deber de reportar la novedad de retiro en tal calidad y quedar a paz y salvo en los aportes, con el fin de evitar periodos en mora, pago de intereses e inconvenientes futuros.

Una vez agotado el periodo de protección laboral del cotizante, si lo hubiere, el afiliado que considere que cumple los requisitos para ser beneficiario del mecanismo de protección al cesante, deberá adelantar los trámites para la obtención del beneficio de manera oportuna ante la Caja de Compensación Familiar en donde se encuentra afiliado, con el fin de no afectar la continuidad de la prestación de los servicios en salud.

Debe diligenciar, adjuntar y radicar:

  • Formulario Único de Afiliación.

  • Carta emitida por las Cajas de Compensación en donde informa que tiene el beneficio a partir de qué fecha.

  • Documento de identificación presentar el original y anexar copia.

Importante.El trámite de afiliación se realiza personalmente. El afiliado que cumpla quedará identificado como cotizante Independiente con subsidio al desempleo.